Autenticações

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1Abertura de Firmas
O que é?
Firma é assinatura.
Para a realização do reconhecimento de firma, é necessário que a pessoa tenha aberto, previamente no tabelionato de notas uma ficha de firma, que é o depósito do padrão de sua assinatura. A ficha de firma não tem prazo de validade, mas é necessária a sua atualização caso a assinatura seja alterada.

Como é feito?
O interessado comparece ao Tabelionato, com seu Documento de Identificação e CPF originais (não serve cópia autenticada), e assina duas vezes em um formulário, preenchendo-o com seus dados. Com o padrão de assinatura arquivado no cartório, documentos por ele assinado podem ser levados para o reconhecimento de firma por semelhança.

Documentos necessários:
Para o preenchimento da ficha de abertura de firma devem ser apresentados os seguintes documentos originais:

  • Documentos de Identificação, dentre os quais podem ser aceitos: Cédula de Identidade ou RG;
  • Registro Geral ou o modelo atual da Carteira Nacional de Habilitação (CNH), ou Carteira de Exercício Profissional expedidas nos termos da Lei nº 6.206/75, pelos órgãos de classe tais como OAB, CRM, CREA, entre outros, ou Carteiras de Identidade expedidas pelo Exército, Marinha, Aeronáutica e carteira de identificação funcional dos Magistrados, membros do Ministério Público e da Defensoria Pública.
  • Cadastro de Pessoa Física (CPF);
  • Certidão de Casamento (*somente para a mulher/homem que alterou o nome após o casamento, separação ou divórcio e não alterou o documento de identidade);
  • Registro Nacional de Estrangeiro (RNE) válido, no caso de estrangeiros com visto permanente (*Pessoas maiores de 60 anos cuja validade do RNE expirou após completarem essa idade ou deficientes físicos estão dispensados da renovação desse documento);
  • Passaporte válido com prazo de validade do visto em vigor ou Carteira de Identidade do MERCOSUL (Argentina, Uruguai, Paraguai, Chile e Bolívia), para estrangeiros com visto provisório.
Observações:
  • Pessoas semi-alfabetizadas e portadoras de deficiência visual podem abrir firma, sem a necessidade de comparecer ao cartório acompanhadas de testemunhas.
  • Analfabeto: não há como abrir firma de analfabeto com sua impressão digital;
  • Em casos de menores de 18 anos e maiores de 16 anos, é possível a abertura e reconhecimento de firma;
Atenção: o ato de abertura de firma não é cobrado, mas o cartório é autorizado a extrair, às expensas do interessado, cópia dos documentos de identidade apresentados para arquivamento junto a sua ficha de firma.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
2Apostila de HAIA
Para que um cidadão brasileiro legalize algum documento a ser utilizado no exterior, basta que ele se dirija ao 2º Cartório de Notas e de Protesto de São Vicente, de onde sairá com um documento autenticado (apostila) aceito em qualquer um dos 111 países signatários da Convenção de Haia.

A emissão da apostila pode ser requerida presencialmente ou por via postal:

  • pelo interessado (requerente)
  • por qualquer outro portador do documento público (apresentante)


A Convenção aplica-se aos atos públicos lavrados e apresentados em um dos países signatários. São considerados como atos públicos:

  • Documentos provenientes de uma autoridade ou de um funcionário dependente de qualquer jurisdição do país, compreendidos os provenientes do Ministério Público, de um escrivão de direito ou de um oficial de diligências;
  • Documentos administrativos;
  • Atos notariais;
  • Declarações oficiais tais como menções de registo, vistos para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em atos de natureza privada.


A Convenção não se aplica a:

  • Documentos elaborados pelos agentes diplomáticos ou consulares;
  • Documentos administrativos relacionados diretamente com uma operação comercial ou aduaneira.


Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
3Atas Notariais
O que é?
Ata notarial é um instrumento público no qual o tabelião documenta, de forma imparcial, um fato, uma situação ou uma circunstância presenciada por ele, perpetuando-os no tempo. Por exemplo: mensagens em redes sociais como Facebook ou WhatsApp e conteúdos da internet.

A ata notarial tem eficácia probatória. Ou seja, ato tem fé pública e constitui prova plena perante qualquer juiz ou tribunal, conforme disposto no artigo 384 do Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015). Além de conteúdo em redes sociais e internet, também comprova realização de assembleias de pessoas jurídicas, o estado de imóveis na entrega de chaves, para atestar a presença de uma pessoa em determinado lugar ou a ocorrência de qualquer fato.

O interessado poderá solicitar a lavratura da ata notarial, bem como a realização de diligências dentro da circunscrição a qual pertence o cartório, para certificação de qualquer fato.
A ata pode ser solicitada diretamente ao tabelião, sem necessidade de um advogado. Ele poderá, entretanto auxiliá-lo sobre a necessidade de se fazer uma ata notarial.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
4Ata Notarial de Usucapião
O novo Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015) trouxe a previsão da Ata Notarial de Usucapião Extrajudicial, inserindo os Tabeliães de Notas em todo o processo de regularização fundiária no Brasil, o que favorecerá o exercício da cidadania com a efetivação do direito fundamental à moradia.
A usucapião é um modo de aquisição originária da propriedade ou de qualquer outro direito real, à exceção dos direitos reais de garantia, em decorrência da posse prolongada do bem e desde que preenchidos determinados requisitos legais.

O pedido poderá ser formulado pelo possuidor ou por qualquer interessado, vide art. 1.071, caput, do novo CPC (art. 216-A, da Lei de Registros Públicos), bem como o art. 193, do Código Civil.

O primeiro passo será procurar o Ofício de Notas e solicitar uma ata notarial para fins de usucapião. A mencionada ata deverá atestar o tempo da posse do interessado, dos seus antecessores, além de outras informações que serão importantes para o reconhecimento da usucapião.

Após a lavratura da ata notarial, o interessado (se for casado ou tiver companheiro(a) deverá também firmar o documento), representado por advogado (ou em causa própria), deverá se dirigir ao Registro Imobiliário da situação do imóvel e formular pedido de reconhecimento da usucapião invocada (propriedade, servidão aparente, usufruto). Vale lembrar que todas as assinaturas deverão ser reconhecidas por autenticidade ou por semelhança, e o requerimento deverá conter os requisitos do art. 319, do novo CPC. Caso seja outorgada procuração ao advogado, esta poderá ser por instrumento público ou particular, devendo, no caso do instrumento particular, ter a firma reconhecida e nas duas hipóteses deverão constar poderes especiais e expressos, nos termos do art. 661, do Código Civil.

Os documentos necessários são: Documentos de identidade e CPF dos interessados e demais participantes da ata notarial, planta e memorial descritivo do imóvel (A.R.T ou R.R.T, memorial e planta com firmas reconhecidas, quatro cópias simples das plantas, arts.10 e 11, do Provimento CGJ nº 23/15), certidões dos distribuidores da Justiça Estadual e da Federal, justo título, se for o caso, e quaisquer outros documentos que atestem a posse do imóvel (art. 10, do Provimento CGJ nº 23/2015).

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
Novo Código de Processo Civil (Lei 13.105/2015)
5Autenticação de Cópias
O que é?
A cópia autenticada é a reprodução ("xerox") de um documento, na qual o tabelião atesta que se trata de cópia idêntica ao documento original, que conserva todas os sinais característicos e necessários à sua identificação.

Como é feita?
A parte interessada apresenta o documento original no tabelionato de notas e solicita a cópia autenticada. A reprodução (Xerox) do documento original pode ser feita no próprio tabelionato ou fornecida pelo usuário junto com o documento original. Em ambos os casos será conferida com o documento original para verificar se a cópia conserva seus elementos identificadores, em seguida é aposto um selo de autenticidade, carimbo e assinatura do encarregado pela autenticação. É vedada a utilização de cópia de documento, autenticada ou não, para fazer nova autenticação, ou seja, a cópia autenticada só pode ser feita mediante apresentação de documentos originais.
Também é vedada a extração de cópia autenticada se o documento original contiver rasuras, tiver sido adulterado por raspagem ou corretivo, bem como contiver escritos a lápis.
No caso de documentos de identificação, é vedada a extração de cópia autenticada se o documento estiver replastificado. Agora, por meio da Central Notarial de Autenticação Digital (Cenad), é possível autenticar digitalmente um documento em qualquer Cartório de Notas do Estado de São Paulo.
Na prática, o usuário apresentará o documento original ao tabelião de notas, que converterá as informações para uma cópia digital e, após conferir a integridade, a autenticará por meio da Cenad, entregando para o usuário um pen drive ou outra mídia com o documento digital autenticado.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
6Autenticação de Cópias Eletrônicas
É a autenticação de documento cujo original conste de meio eletrônico, desde que o documento traga o endereço eletrônico respectivo, que será acessado e impresso em papel mediante diligência pelo tabelião. A autenticação faz prova de que a cópia é idêntica ao documento eletrônico apresentado.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
7Certidões
O que é?
Os atos praticados pelo Tabelião de Notas, exceto o reconhecimento de firma e a autenticação de cópias, são todos feitos em livro próprio, que fica arquivado para sempre.
Assim, de todos os atos feitos no livro do Tabelião de Notas, se pode, a qualquer tempo, obter cópias fiéis, com a mesma validade dos originais, que são as certidões. A certidão notarial pode ser parcial ou conter um extrato ou conjunção de dois ou mais atos notariais.

Como é feito?
A certidão pode ser obtida por cópia reprográfica (xerox do livro), sendo fornecida na hora, ou pode ser datilografada, sendo fornecida em um prazo máximo de 5 dias úteis.

Documentos necessários:
  • Cópia do ato do qual deseja uma certidão (certidão antiga) ou
  • Número do Livro e da Página em que está o ato ou nome completo das partes constantes no ato.
Pedido de Certidão de Testamento
Para realizar a solicitação de informação sobre existência de testamento é necessário acessar o portal www.censec.org.br, mais precisamente no link Busca de Testamento, realizar seu cadastro e encaminhar os documentos solicitados.
Informações sobre o pedido de busca de testamento: http://www.buscatestamento.org.br/CertidaoOnline/SolicitacaoTestamento.aspx

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
8Reconhecimento de Firma
Firma é assinatura.
O reconhecimento de firma é o ato pelo qual o tabelião, que tem fé pública, atesta que a assinatura constante de um documento corresponde realmente à pessoa que assinou.

Ou seja, é uma declaração pela qual o tabelião confirma a autenticidade ou semelhança da assinatura de determinada pessoa em um documento. Não se refere ao teor do documento, mas tão somente à autenticidade da assinatura.

As modalidades de reconhecimento de firma são: reconhecimento de firma por autenticidade e reconhecimento de firma por semelhança. Em ambos os casos deverá ser aberto um cartão de assinaturas/ficha de firma (ver Abertura de Firmas).
O que determina a modalidade de reconhecimento a ser praticada é eventual exigência legal ou do destinatário do documento.

Reconhecimento de firma por autenticidade
Ato de reconhecimento de assinatura em que o usuário comprova, pessoalmente, que é signatário do documento apresentado para o reconhecimento de firma.
O usuário deve assinar, diante do tabelião, o documento que pretende ter a firma reconhecida como autêntica. Caso o documento já esteja assinado, será exigida nova assinatura no documento. No momento do comparecimento deverá o comparecente assinar, além do documento, um termo em livro próprio do cartório. Esse termo é a prova da aposição da assinatura perante o agente dotado de fé pública.

Reconhecimento de Firma por semelhança
O reconhecimento de assinatura é realizado por semelhança quando o tabelionato certifica que a assinatura aposta no documento confere com a assinatura depositada em seu banco de dados. Ou seja, o reconhecimento foi feito por meio da comparação da assinatura constante no documento com a assinatura depositada na ficha padrão do usuário, não sendo necessário o seu comparecimento pessoal para o ato de reconhecimento de firma. O reconhecimento de firma por semelhança pode ser com valor econômico ou sem valor econômico, de acordo com o conteúdo ou natureza do documento.

O que é necessário?
Para que o reconhecimento de firma possa ser feito, é necessário que a pessoa que assinou o documento tenha "ficha de firma" no cartório de notas, o que é feito através da abertura de firma.
É importante que o portador do documento saiba o nome completo de quem assinou. Se o nome estiver incompleto ou errado, ou ainda se for um nome muito repetido, como José da Silva, é necessário o número do RG ou do CPF da pessoa, caso estes dados não constem no documento, para que a busca no sistema possa ser feita com sucesso, e sua ficha localizada.

Para que o reconhecimento de firma seja feito, a assinatura do documento deve ser semelhante àquela da ficha de firma. A ficha de firma não tem prazo de validade, mas as pessoas mudam sua assinatura com o passar dos anos. Nestes casos, é preciso que a pessoa compareça novamente ao cartório, para renovar sua ficha de firma.

Importante: é vedado o reconhecimento de firma em documentos sem data, com espaços em branco ou incompletos. Por isso, antes de comparecer ao cartório, certifique-se de que todos os dados constantes no documento estão preenchidos e que o mesmo não foi pós-datado.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
9Reconhecimento de Sinal Público
Sinal Publico é uma ficha de assinaturas que contém todas as assinaturas de todos os escreventes, substitutos e oficiais que trabalham em um Cartório.

O procedimento de reconhecimento de sinal público normalmente é normalmente solicitado por aqueles (Banco, órgãos públicos, DETRAN's, entre outros) que recebem Procurações, Escrituras, Certidões, Autenticações e Reconhecimentos de Firmas feitos por outro Cartório, principalmente de Cartórios de outros Municípios. O fundamento primordial do reconhecimento do sinal público é um Cartório certificar que o representante que assinou pelo outro Cartório efetivamente tem essa prerrogativa, evitando falsificações. O reconhecimento de sinal público ocorre somente por semelhança.

Fonte referencial: Colégio Notarial do Brasil
Fontes referenciais:
Associação dos Notários e Registradores do Brasil – ANOREG/BR.
Instituto de Estudos de Protesto de Títulos do Brasil – IEPTB.
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